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审计案例——物业公司车位管理审计,管控不严的话问题太多

老冒,并不是土老冒,也不是傻老冒,而是真的姓冒。

老冒是一个项目的物业管理处主任(一个小区物业负责人),在那小区干了十多年了,那小区从建成开始,物业管理就由他负责。

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游离于内控体系之外

我们虽然经常对物业公司进行审计,但从来没有审计过老冒负责的小区,他负责的那小区游离在物业集团的管辖之外。

原因是:那小区是一老项目,也是早期合作项目,交房后单独成立了一家物业公司,物业方面的各类管理没有纳入物业集团,老冒又是老板家的亲戚。

老项目,物业费低,又没利润,小区位置又偏僻(审计时不能说偏僻了,已经是标准市区,之所以说偏,是因为那小区与集团其他项目离的远,孤零零地在城市西北角),在管理上就这么一直独立了下来。

财务工作也是由地产集团某会计兼职的,早些时候,都是老冒直接向老板(老板娘)汇报工作。

要不是接到举报,我们甚至不知道集团名下还有这个物业项目。

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举报信息和审计方案

举报信息:老冒把小区绿化改造成停车位出租,自己收取租金。

我也隐约知道,这不是简单的举报,而是董事长夫人要求的,董事长是老板和老板娘的大儿子。

物业集团名义上的总经理,就是老板儿媳妇。

既然收到了举报信息,自然要查。

无论任何审计,都要有一个审计方案,虽然不一定都是标准模板。

简单说下审计方案吧,后面就不介绍审计细节了。

(1)安排两人参与审计;计划10天出具报告;

(2)先从会计那儿获取一年的车位管理费收取明细;主要是租金明细、临时办卡、临时车收费总数;从案场获取费用收取的各类台账(小区物业自用的);

(3)查验现场车位数量,分析绿化改造车位数量;

(4)车位系统办卡数(录入车牌号后可正常出入);

(5)从车位系统调取3个月出入记录和计费记录;

(6)分析车位数量问题;分析办卡问题,分析临停收费问题。

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审前沟通

像这种小审计,一般情况下是不需要开审前会议的,提前沟通下就好。

需要说明:为什么审计他们?需要什么样的配合之类的?

当然不能说是因为有人举报才去审计他们的,一来容易让人有戒心,二来被审计单位易出现过激反应。

给老冒打电话,接通之后,中老年男人的声音,没有职场人那种认真谨慎的语声,带有豪爽和上位者的味道儿。

“喂!哪位?”

“冒经理,您好,我是集团审计监察部XX,根据审计计划,我们这个月对物业公司车位管理情况进行审计,咱们小区也在审计范围内。”

“啥?”老冒从没有接触过审计,一听到审计人员要来查他,估计有点蒙圈。

我又重复了一遍。

“主要审什么?”他问了下。

然后我就解释了审计范围,以及需要他们提供哪些资料和配合。

“我们小区不属于你们物业公司啊?不应该审计到我们啊?”他开始敷衍。

“冒经理,是这样的!因为之前物业公司车位管理出过问题,我们不得不将审计范围扩大”我解释着。

“啊?你们弄错了吧?等我先向姚总汇报下再说吧!”姚总是老板娘,从他话中可以知道老冒的关系属于“外戚”范围。

然后,也不再听我的解释,只说等姚总同意后,才会配合我们审计。

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等待

第二天,再次与老冒打电话,他说正在请示姚总。第三天,仍旧如此!

不得已,我们请示了董事长,也就是老板的儿子。

然后得到肯定回答:“好好查!”。

那小区只有两栋高层,剩下的全是多层,地下车库也只有上百个车位,其余的全在地上。

因为建设这个小区时,车辆极少,规划的车位严重不足。

本来约好的9点见面,硬生生地等到了10点,老冒才慢悠悠地回来。

一回来就说:“刚请示了姚总,姚总同意配合审计。”然后他又说了一堆和姚总交往之事,虽然与审计事项无关,但能感觉到他是在炫耀:“他与老板娘的关系不一般。”

不过,对于我们审计人员来说,他那一套没有一点儿用。

该怎么审还得怎么审。

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审计过程

长期没有人监管,哪怕是老板再信任的人,也会出现问题。

车位问题按照审计方案走,期间,老冒一直跟着我们,说是配合也好,说是想方设法糊弄我们也罢。

如果不是审计老手,肯定会被老冒那煽情的表演给糊弄,尤其是不停地安排人买水送茶的,还热情邀请审计人员出去吃饭。

不过,我们也不会去。

两天时间,算是把所有现场的东西都摸查了一遍。

期间,老冒除了糊弄式的解释外,就是一遍遍地诉苦,不到半天我们就听腻了,明明小区管理得乱糟糟的,还一直夸自己多辛苦,自己下边人多辛苦。

还一直标榜自己和派出所、和社区关系打得怎么好等等。

一问物业费收费率83%不到。

这和物业集团下所有的小区相比,离倒数第二都还差好远。

更别说能看到见的小区环境和秩序了,垃圾到处是,苗木都半死,电动车到处跑,楼道间电线乱扯。

完全不像一个正常的商品房小区,和一些没有物业管理的老家属院有得一拼。

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审计发现

虽然审计过程很简单,分析程序也不复杂,但查出来的东西可不少。

1.车位出租

破坏绿化带改车位是真的,有些有申请,有些是没有申请手续的,也有业主对破坏小区绿化的事儿提出抗议和投诉,但没用。

在财务那里备案的,地上一共600多个车位,而现场车位数量有800多个。

租车位的价格是300元/月(地上车位的租金比其他小区地下车库的租金便宜得多)。

按多出来200个车位计算,一个月少收租金6万,一年就是72万。

按照老冒的解释,那些车位是业主自己私下改造,物业是不认的,但一时半会儿也还原不了绿化,也收不上租金。

他的解释,是说不通的,如果业主都能私自改,那还要物业干什么?

事后,我们也向那些“免费”的业主沟通,除了几个关系户没交过租金,大部分都是交了租金的。

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2.车辆办卡

对于那些没有车位的业主,一家一辆免费停车,多出一辆按临时停车计费。

这些车只能停在环道上,没有固定车位。

按业主户数计算,小区一共不到1200户,登记车位系统的有3000多辆车。

这些车都可以免费出入小区,不收取临时停车费。

简言之,这些费用可能被某些人收了。

我们也分析了下,车位管理系统内的出入记录,发现有大量出入记录没有收费,虽然只查了3个月的出入记录,少收临停费接近上万元。

了解后知道,附近小区的车辆经常会在这个小区停车,要说没有给好处,那是不可能的。

说是办卡,其实就是将车牌号录入系统,通过扫描车牌号进入(不是原来的IC卡之类的,基本上不可能复制)

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3.其它收益流失

车位管理只是一部分,在查车位的时候,发现不少其它问题:

(1)电动车充电桩,老冒个人改造绿化建设,说是方便业主,但用的是小区公共用电,收益由老冒所得;

(2)小区有3个饮水机,一台一年净利润也得五六万,一台的场地费最少也得收2万元左右,收入未上交。

(3)小区车库入口有三个广告牌,物业财务处只收了一个广告牌的费用;

(4)那两天,小区广场中有两处摆摊,收入并没上交财务,此类摆摊一般是200-300元/天。

这些都是明眼人能看出来的,还有很多没细查的。

其实,物业公司舞弊最严重的地方是:物业维修和采购。

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4.老冒的解释

无论出了什么问题,理由和借口总能轻易找到,比如:

(1)好多是业主私自开辟的车位,老冒个人确实没有收好处;

(2)车辆办卡是因为业主经常换车牌,换车等原因,数据管理不好造成办卡多,不存在个人收取好处的问题;

(3)从多种经营中捞好处,他更是不认的,就算我们找那些单位核实后,老冒也不承认个人收取了好处,坚持都是免费活动。

审计结果

审计结论就是:失职、舞弊证据确凿(多种经营有私下合同和转账记录,车卡和租金也有部分业主的转账记录),就算起诉,证据也足够。

老冒的关系还是硬啊,虽然查出来的问题十分严重。

但是,老板大手一挥:就这样吧!

后来,老冒也只是离职了。

这个物业项目也正式纳入到物业集团管辖。

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后续

物业集团接手那个小区的物业后,又爆出不少问题,不过已经不需要我们审计人员去查了,听说董事长夫人亲自安排人员,细查了一遍。

反正,最后那个小区原本的物业人员全换掉了!

这件事,如果放到一位正常的职业经理人身上,肯定是大事儿,但是,放在老板亲戚身上,那就不算事儿了。

以老板数十亿身价来说,漏出百八十万给亲戚,确实也算不上大事儿。

老冒虽然离职了,但是,十多年的收益,足够他幸福快乐地生活下去了。

哎!同样是打工的,命运真的不一样啊。

如果,你是老冒,被公司辞退了,觉得委屈?还是觉得幸福呢?

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